Az igus® GmbH eljárási szabályzata

az ellátási lánc átvilágításáról szóló törvény szerinti panaszkezelésre vonatkozóan

I. változat, 1. kiadás. 2024. január

1. A panaszkezelés célja és hatálya

Az igus GmbH panaszkezelési rendszere lehetővé teszi minden potenciálisan érintett személy számára, hogy rámutasson az emberi jogokat vagy a környezetet érintő kockázatra, valamint bármilyen kötelességszegésre, amely az igus GmbH saját üzleti területén vagy egy beszállító üzleti területén a teljes ellátási lánc mentén végzett gazdasági tevékenységei következtében merültek fel.

Az igus komolyan veszi az ellátási láncról szóló törvény követelményeit, és célunk, hogy a lehetséges visszaéléseket az ellátási lánc teljes terjedelmét tekintve korai szakaszban felismerjük, és a megfelelő intézkedéseket kezdeményezzük.

Az igus ezt elsősorban az által éri el, hogy lehetővé teszi az ellátási láncról szóló törvénnyel kapcsolatos lehetséges jogsértésekről szóló információk bejelentését, és következetesen nyomon követi azokat.

Az igus által létrehozott panaszkezelési rendszeren keresztül minden munkavállaló, valamint a beszállítói láncunkban dolgozó bármely személy értesítheti az igus-t az emberi jogokat vagy a környezetet érintő kockázatokról vagy jogsértésekről.

Biztosított a bejelentés névtelen és bizalmas benyújtásának lehetősége. Ez lehetőséget ad az igus számára a kockázatok korai szakaszban történő felismerésére, és lehetőség szerint azok megoldására, mielőtt az emberek vagy a környezet kárt szenvednének.

2. Az észrevételek megtételére/megfelelőségi jogsértések bejelentésére vonatkozó eljárás

A megfelelőség megsértésének bejelentésére különböző belső csatornák állnak rendelkezésre (pl. a felettesek vagy a munkavállalói képviselők értesítése), továbbá az igus whistle-blower rendszer mind a belső, mind a külső bejelentésekhez rendelkezésre áll. Ezt a supply chain bármely résztvevője korlátozás nélkül igénybe veheti.

A megfelelőség megsértését világszerte, éjjel-nappal, több nyelven és ingyenesen lehet jelenteni, mindössze néhány kattintással, az online bejelentési rendszerünkön Whistle-blower Rendszer (reporting-channel.com) keresztül.

A jelentés benyújtásakor egyértelműen kell jelölni, hogy a szabálytalanság mely területen történt: emberi jogok megsértése és a környezetet érintő kockázat vagy kötelességszegés, az ellátási láncról szóló törvény 2. § 2. és 3. pontja szerint.

Az emberi jogokkal kapcsolatos tilalmak közé tartoznak elsődlegesen a következők

• Gyermekmunka (általában tilos a 15 év alatti gyermekek foglalkoztatása)
• Kényszermunka
• Rabszolgaság, szexuális kizsákmányolás
• A munkavégzés helye szerinti jogszabályoknak megfelelő egészségügyi és biztonsági előírások be nem tartása
• A megfelelő munkabér visszatartása
• Kínzás vagy megalázó bánásmód alkalmazása
• A gyülekezés és egyesülés szabadsága
• Minden olyan cselekmény vagy mulasztás, amely alkalmas arra, hogy különösen súlyosan sértsen egy védett jogi helyzetet, és amelynek jogellenessége nyilvánvaló.

A környezetvédelemmel kapcsolatos tilalmak közé tartoznak különösen a következők

• A higanytartalmú vegyületek gyártásának tilalma
• A higanyhulladék nem megfelelő kezelésének tilalma
• Egyes vegyi anyagok és a környezetben tartósan megmaradó szerves szennyező anyagok gyártásának és felhasználásának tilalma
• A nem környezetbarát hulladékkezelés, -gyűjtés, -tárolás és -ártalmatlanítás tilalma
• A talaj, a víz és a levegő szennyezése, valamint a túlzott vízfogyasztás
• Minden olyan cselekmény vagy mulasztás, amely alkalmas arra, hogy különösen súlyosan sértsen egy védett jogi helyzetet, és amelynek jogellenessége nyilvánvaló.

3. A jelentések beérkeztetése és első értékelése

Az első értékelés részeként a HR megállapítja, hogy a jelentés releváns-e az emberi jogok, a környezetvédelem vagy a kötelezettségszegés szempontjából, és hogy a benyújtott jelentés helytálló-e. Ezt követi a lehetséges következmények kockázatértékelése, például egy kockázati mátrix segítségével.

Az információt szolgáltató személy azonnali visszajelzést kap arról, hogy az információ rögzítésre került. Ezenkívül a portálon keresztül, védett környezetben, időközi helyzetjelentéseket küldenek a bejelentőknek az egyes feldolgozási lépésekről és a végeredményről.

4. Vizsgálati eljárás

Ha a relevancia és a kezdeti gyanú beigazolódik, a lehető leggyorsabban belső vizsgálati eljárást indítunk a tények tisztázása érdekében. Az értesítést részletesen ellenőrzik.

5. A szükséges intézkedések végrehajtása

A vizsgálat lezárását követően az igus ellenőrzi, hogy szükséges-e intézkedés a jogsértés megszüntetésére, minimalizálására vagy jövőbeli megelőzésére. E célból elemezzük a konkrét korrekciós és fejlesztési igényeket. Ennek az elemzésnek része a jogsértés által érintett személyek elvárásainak figyelembevétele is. A szükséges intézkedések lehetnek tisztán belső intézkedések, az üzleti részlegünkön belül, mint például a folyamatok kiigazítása, új irányelvek vagy jobb képzési koncepciók. Szükség lehet azonban harmadik felet érintő és harmadik fél felé irányuló intézkedésekre is. Az intézkedések végrehajtását megfelelően nyomon követik, és azok hatékonyságát apró folyamatlépésekben részletesen megvizsgálják.

6. Dokumentáció

Minden jelentést, vizsgálati tevékenységet és eredményt dokumentálnak és megadott helyeken archiválnak. Az adatokat a vonatkozó jogi követelményeknek és adatvédelmi időszakoknak megfelelően tárolják. A megtekintési és hozzáférési jogok szigorúan szabályozottak. Ezen túlmenően, amennyiben a törvény előírja, minden érintettet tájékoztatunk az elvégzett vizsgálatokról és az ezzel összefüggésben feldolgozott személyes adatokról.

7. Kockázatelemzés és jelentéstétel

A jelentések feldolgozásából származó megállapításokat figyelembe veszik a kockázatelemzés során. A jelentések számáról és kezeléséről éves jelentés készül és kerül közzétételre. Ezenkívül ad hoc jelentéseket is benyújtanak a vezetőségnek.

8. Hatékonysági vizsgálat

A panaszkezeléssel kapcsolatban a fent leírt rendszerek és folyamatok hatékonyságát ad hoc jelleggel, de legalább évente egyszer felülvizsgáljuk.

9. A bejelentők védelme

Az emberi jogokat vagy a környezetet érintő lehetséges kockázatokra vagy a kötelességszegésekre vonatkozó jelzések kiemelten fontosak az igus és a beszállítói láncunk számára.

Ezért a panaszkezelés teljes időtartama alatt lehetőséget nyújtunk a névtelen párbeszédre. A névtelen adatcsere titkossága mindenkor garantált. Az IP-cím nem kerül naplózásra. A bejelentő technikai védelme érdekében a következő eljárásokat vezették be:

• Szállítási titkosítás: a Whistle-blower System (reporting-channel.com) rendszer adatbázisaiban tárolt összes adat titkosítva van.
• A szabályalapú törlési gyakorlat segíti az adatvédelemnek megfelelő törlést.
• Rendszeres informatikai biztonsági ellenőrzésekkel ellenőrzik a rendszer biztonságát.

Az igus panaszkezelési rendszerben történő bejelentéssel a bejelentőt semmilyen negatív következmény nem fenyegeti. Az adatcsere titkossága mindenkor biztosított (lásd a 3. szakaszt), és megfelelő intézkedésekkel belsőleg is garantált.

10. Kapcsolat

Ha bármilyen észrevétele vagy javaslata van a panaszkezeléssel kapcsolatban, kérjük, forduljon bizalommal HR osztályunkhoz a +49 2203 9639-151-es telefonszámon.